Privacyverklaring Brain Buddy-app
Deze verklaring gaat over de Brain Buddy-app voor iOS en iPadOS en over Brain Buddy in de browser. Voor de website edunexus.nl geldt het algemene privacybeleid van EduNexus.
1. Wie is waarvoor verantwoordelijk
Je gebruikt Brain Buddy via je school of stichting. Die organisatie is de verwerkingsverantwoordelijke: zij bepaalt wie een account krijgt en waarvoor Brain Buddy wordt gebruikt. EduNexus B.V. (Buitendijklaan 128, 2353 VR Leiderdorp, KvK 42042075) is de verwerker en verwerkt de gegevens alleen in opdracht van de school. We werken met de model-verwerkersovereenkomst 4.0 van het Privacyconvenant Onderwijs.
Voor contact met EduNexus als leverancier, en voor de verwerking via onze website, verwijzen we naar het algemene privacybeleid.
2. Welke gegevens verwerkt de app
- Accountgegevens: je naam, je e-mailadres en je school.
- Chatgesprekken en bijlagen: wat je aan Brain Buddy vraagt, de antwoorden en de documenten die je toevoegt. De gesprekken worden versleuteld opgeslagen op de server.
- Gebruiksgegevens: hoeveel je Brain Buddy gebruikt, voor de limieten van je licentie en voor de kosten.
- Technische logs, waaronder IP-adressen.
- Foutmeldingen via Sentry (EU, Duitsland). Daarin staat technische informatie, geen gespreksinhoud: de inhoud van verzoeken wordt eruit gehaald voordat een melding wordt verstuurd.
Een telefoonnummer is niet nodig en vragen we niet. De app vraagt alleen toegang tot de camera, om een foto als bijlage mee te sturen, en om een afbeelding die je in een chat hebt laten maken in je fotobibliotheek te bewaren als jij dat vraagt.
3. Waar staan de gegevens
- Opslag: Hetzner, Neurenberg (Duitsland).
- Standaard taalmodellen: Scaleway, met OVHcloud als terugval. Beide in Frankrijk.
- E-mail (bijvoorbeeld wachtwoord opnieuw instellen): Scaleway Transactional Email, Frankrijk.
Buiten de EU gaat het alleen om drie functies: afbeeldingen maken (Together AI en OpenRouter, Verenigde Staten), webzoeken (Tavily, met Firecrawl als aanvulling, beide Verenigde Staten; persoonsgegevens halen we vooraf uit de zoekopdracht) en webpagina’s ophalen die je in de chat deelt (Firecrawl, Verenigde Staten). Je school kan daarnaast zelf andere taalmodellen kiezen, zoals die van OpenAI, Anthropic of Google. Dan gelden die partijen als subverwerker, en vindt de verwerking van die gesprekken buiten de EU plaats.
De volledige lijst staat hieronder en op de pagina met subverwerkers.
| Subverwerker | Doel | Gegevens | Locatie |
|---|---|---|---|
| Hetzner | Hosting van de servers en opslag | Accounts, gesprekken (versleuteld) en documenten | EU (Duitsland, Neurenberg) |
| Scaleway | Standaard AI-taalmodellen en transactionele e-mail | Chatberichten, gebruikersinvoer, e-mailadressen | EU (Frankrijk) |
| OVHcloud | Standaard AI-taalmodellen (terugval) | Chatberichten, gebruikersinvoer | EU (Frankrijk) |
| Sentry | Foutmonitoring | Technische foutmeldingen | EU (Duitsland) |
| Together.ai | AI-afbeeldingsgeneratie (Flux) | Afbeeldingsprompts | Verenigde Staten (buiten de EU) |
| OpenRouter | AI-taalmodellen en afbeeldingsgeneratie | Chatberichten, afbeeldingsprompts | Verenigde Staten (buiten de EU) |
| Tavily | Webzoeken met bronvermelding | Zoekopdrachten | Verenigde Staten (buiten de EU) |
| Firecrawl | Webzoeken (aanvulling op Tavily) en webpagina's ophalen die een gebruiker in de chat deelt | Zoekopdrachten (zonder persoonsgegevens), gedeelde URL's en URL's van zoekresultaten (geen accountgegevens) | Verenigde Staten (buiten de EU) |
| Perplexity | AI-zoekfunctionaliteit, alleen als je school dit instelt | Zoekopdrachten | Verenigde Staten (buiten de EU) |
| OpenAI | AI-taalmodellen, alleen als je school dit model kiest | Chatberichten, gebruikersinvoer | Verenigde Staten (buiten de EU) |
| Anthropic | AI-taalmodellen (Claude), alleen als je school dit model kiest | Chatberichten, gebruikersinvoer | Verenigde Staten (buiten de EU) |
| Google Cloud (Gemini) | AI-taalmodellen, alleen als je school dit model kiest | Chatberichten, gebruikersinvoer | Verenigde Staten (Google, geen EU-regio geborgd) (buiten de EU) |
4. AI-training
Brain Buddy traint zelf geen modellen op jouw gesprekken. Voor Scaleway en OVHcloud, de standaard taalmodellen, geldt dat volgens hun voorwaarden ook. Kiest je school een ander model, dan gelden de voorwaarden van die aanbieder.
5. Wie kan je gesprekken lezen
Beheerders van je school kunnen je gesprekken niet inzien. Alleen beheerders van EduNexus kunnen dat, en alleen bij een supportvraag of een incident.
6. Hoe lang bewaren we gegevens
- Chatgesprekken: standaard 730 dagen. De school kan dit instellen.
- Inactieve accounts: standaard na 730 dagen zonder inloggen. De school kan dit instellen.
- IP-adressen: standaard 90 dagen. De school kan dit instellen.
- Verwijderde accounts en gesprekken: na 30 dagen definitief uit de database verwijderd.
Back-ups bevatten gegevens nog een beperkte tijd nadat ze uit de database zijn verwijderd.
7. Je rechten
Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering en bezwaar. Je regelt dat via je school, of via servicedesk@edunexus.nl. Stuur je een verzoek aan ons, dan handelen we dat af in overleg met je school als verwerkingsverantwoordelijke. Meer over verwijderen vind je op de supportpagina. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
8. Voor wie is de app bedoeld
De Brain Buddy-app is bedoeld voor onderwijspersoneel. Leerlingen kunnen geen account krijgen.
9. Geen advertenties, geen tracking
Brain Buddy toont geen advertenties, volgt je niet over andere apps of websites en verkoopt geen gegevens. De iOS-app bevat geen tracking-SDK’s.
10. Wijzigingen
Wijzigen we deze verklaring, dan staat de nieuwste versie hier, met een nieuwe datum bovenaan.
Privacy statement, Brain Buddy app
Last updated: 9 October 2026
This statement covers the Brain Buddy app for iOS and iPadOS, and Brain Buddy in the browser. For the edunexus.nl website, see the general EduNexus privacy policy (in Dutch).
1. Roles
You use Brain Buddy through your school or foundation. That organisation is the data controller. EduNexus B.V. (Buitendijklaan 128, 2353 VR Leiderdorp, the Netherlands, Chamber of Commerce 42042075) is the data processor and only processes data on the school’s instructions. We work with model data processing agreement 4.0 of the Dutch Privacy Covenant for Education. For contact with EduNexus as a supplier, see the general privacy policy.
2. What the app processes
- Account data: your name, email address and school.
- Conversations and attachments. Conversations are stored encrypted on the server.
- Usage data, for licence limits and costs.
- Technical logs, including IP addresses.
- Error reports via Sentry (EU, Germany). These contain technical information, not conversation content: request bodies are removed before a report is sent.
A phone number is not needed and we do not ask for one. The app only asks for camera access, to send a photo as an attachment, and for permission to save an image you generated in a chat to your photo library when you ask it to.
3. Where the data is
- Storage: Hetzner, Nuremberg (Germany).
- Default language models: Scaleway, with OVHcloud as fallback. Both in France.
- Email (for example password reset): Scaleway Transactional Email, France.
Outside the EU, this applies to three features only: image generation (Together AI and OpenRouter, United States), web search (Tavily, supplemented by Firecrawl, both United States; we remove personal data from the query first) and fetching web pages you share in the chat (Firecrawl, United States). A school can also choose other language models itself, such as those of OpenAI, Anthropic or Google. Those providers then act as sub-processors, and those conversations are processed outside the EU. The full list is below and on the sub-processors page.
| Sub-processor | Purpose | Data | Location |
|---|---|---|---|
| Hetzner | Hosting of servers and storage | Accounts, conversations (encrypted) and documents | EU (Germany, Nuremberg) |
| Scaleway | Default AI language models and transactional email | Chat messages, user input, email addresses | EU (France) |
| OVHcloud | Default AI language models (fallback) | Chat messages, user input | EU (France) |
| Sentry | Error monitoring | Technical error reports | EU (Germany) |
| Together.ai | AI image generation (Flux) | Image prompts | United States (outside the EU) |
| OpenRouter | AI language models and image generation | Chat messages, image prompts | United States (outside the EU) |
| Tavily | Web search with source citations | Search queries | United States (outside the EU) |
| Firecrawl | Web search (supplementing Tavily) and fetching web pages a user shares in the chat | Search queries (with personal data removed), shared URLs and URLs of search results (no account data) | United States (outside the EU) |
| Perplexity | AI search, only if your school enables it | Search queries | United States (outside the EU) |
| OpenAI | AI language models, only if your school chooses this model | Chat messages, user input | United States (outside the EU) |
| Anthropic | AI language models (Claude), only if your school chooses this model | Chat messages, user input | United States (outside the EU) |
| Google Cloud (Gemini) | AI language models, only if your school chooses this model | Chat messages, user input | United States (Google, no EU region guaranteed) (outside the EU) |
4. AI training
Brain Buddy does not train models on your conversations. According to their terms, the same applies to Scaleway and OVHcloud, the default language models. If your school picks another model, that provider’s terms apply.
5. Who can read your conversations
School administrators cannot view your conversations. Only EduNexus administrators can, and only for a support request or an incident.
6. Retention
- Conversations: 730 days by default; the school can change this.
- Inactive accounts: after 730 days without signing in by default; the school can change this.
- IP addresses: 90 days by default; the school can change this.
- Deleted accounts and conversations: permanently removed from the database after 30 days.
Backups may still contain data for a limited time after it has been removed from the database.
7. Your rights
You have the right of access, rectification, erasure and objection. Exercise them through your school, or via servicedesk@edunexus.nl. If you write to us, we handle the request in consultation with your school as the data controller. See the support page for deletion. You can also file a complaint with the Dutch Data Protection Authority (Autoriteit Persoonsgegevens).
8. Who the app is for
The Brain Buddy app is intended for education staff. Students cannot get an account.
9. No advertising, no tracking
Brain Buddy shows no advertising, does not track you across other apps or websites, and does not sell data. The iOS app contains no tracking SDKs.