Privacybeleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voor de verwerking van persoonsgegevens via de website edunexus.nl is:

EduNexus B.V.
Buitendijklaan 128, 2353 VR Leiderdorp
KvK-nummer: 42042075
Btw-nummer: NL869441115B01

Voor vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via privacy@edunexus.nl. Voor overige vragen gebruikt u services@edunexus.nl.

2. Welke gegevens verzamelen wij

Wij verzamelen uitsluitend persoonsgegevens die u zelf aan ons verstrekt via het contactformulier op onze website. Het gaat om de volgende gegevens:

• Naam
• E-mailadres
• Organisatie (school of instelling)
• De dienst waarin u geïnteresseerd bent, als u die opgeeft
• Uw bericht

Daarnaast leggen wij bij elke inzending een technisch logbestand aan met uw IP-adres en het tijdstip van verzenden. Dat dient uitsluitend om misbruik van het formulier tegen te gaan en om te kunnen achterhalen of een bericht ons daadwerkelijk heeft bereikt wanneer de verzending mislukt. Dit logbestand wordt automatisch na maximaal één maand verwijderd (zie artikel 5).

Wij gebruiken geen tracking- of advertentiecookies en bouwen geen bezoekersprofielen op. Voor het signaleren van technische fouten en het bewaken van de beschikbaarheid van de website maken wij gebruik van foutmonitoring (Sentry). Daarbij worden geen cookies geplaatst en worden geen persoonsgegevens zoals uw IP-adres bewust meegestuurd; het gaat uitsluitend om technische diagnostiek.

3. Doel van de verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

• Het beantwoorden van uw vraag of verzoek dat u via het contactformulier heeft ingediend.
• Het eventueel opvolgen van uw contactverzoek, bijvoorbeeld door u te informeren over onze diensten wanneer dit aansluit bij uw vraag.

4. Rechtsgrond

De verwerking van uw persoonsgegevens via het contactformulier is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG) om contactverzoeken te kunnen beantwoorden en onze dienstverlening aan te bieden. Dit belang weegt niet zwaarder dan uw privacybelangen, aangezien u zelf het initiatief neemt om contact met ons op te nemen en wij niet meer gegevens verwerken dan daarvoor nodig is.

5. Bewaartermijn

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Concreet hanteren wij de volgende termijnen:

• Contactformulier-gegevens: maximaal 12 maanden na het laatste contact, tenzij er een klantrelatie ontstaat.
• Technische logbestanden van het contactformulier: maximaal één maand, waarna ze automatisch worden verwijderd.
• Bij een klantrelatie: gedurende de looptijd van de overeenkomst en tot 2 jaar na beëindiging, tenzij wettelijke bewaarplichten anders vereisen.

6. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage (art. 15): u kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken.
• Recht op rectificatie (art. 16): u kunt verzoeken om onjuiste gegevens te laten corrigeren.
• Recht op verwijdering (art. 17): u kunt verzoeken om uw gegevens te laten verwijderen.
• Recht op beperking (art. 18): u kunt verzoeken om de verwerking van uw gegevens te beperken.
• Recht op dataportabiliteit (art. 20): u kunt verzoeken om uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen.
• Recht van bezwaar (art. 21): u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens op basis van gerechtvaardigd belang.

U kunt uw verzoek indienen via privacy@edunexus.nl. Wij reageren binnen 30 dagen op uw verzoek. In uitzonderlijke gevallen kan deze termijn met 60 dagen worden verlengd, waarover wij u tijdig informeren.

7. Cookies

Onze website maakt uitsluitend gebruik van functionele cookies (localStorage). Deze zijn strikt noodzakelijk voor de werking van de website en slaan geen persoonsgegevens op. Wij gebruiken geen tracking cookies, analytische cookies of cookies van derden.

Omdat wij alleen functionele cookies gebruiken, is hiervoor geen toestemming vereist op grond van de ePrivacy-richtlijn.

8. Delen met derden en verwerkers

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet en delen deze niet met derden voor commerciële doeleinden. Voor het leveren van deze website schakelen wij een beperkt aantal verwerkers in, waarmee wij een verwerkersovereenkomst sluiten conform artikel 28 AVG:

• Hetzner Online GmbH (Duitsland) — hosting van de website, binnen de Europese Unie.
• Google Ireland Limited / Google LLC — Google Workspace, voor de afhandeling van e-mail die via het contactformulier binnenkomt op onze @edunexus.nl-mailboxen.
• Functional Software, Inc. (Sentry) — foutmonitoring voor het bewaken van de beschikbaarheid en het opsporen van technische fouten.
• Scaleway SAS (Frankrijk) en, als uitwijk, OVH Groupe SAS (Frankrijk) — het draaien van het taalmodel dat onze medewerkers ondersteunt bij het voorbereiden van een antwoord. Zie hieronder.

Uw inzending wordt daarnaast als serviceverzoek vastgelegd in EduDesk, onze eigen servicedesk, zodat wij uw vraag kunnen toewijzen en opvolgen. EduDesk is geen derde partij: het is een systeem van EduNexus B.V. zelf, dat draait op onze servers bij Hetzner Online GmbH in Duitsland. Uw vraag wordt door een medewerker beantwoord; wij versturen op dit kanaal geen automatisch gegenereerde antwoorden.

EduDesk ondersteunt onze medewerkers met kunstmatige intelligentie: op de achtergrond wordt alvast een concept voor een antwoord opgesteld, dat een medewerker vervolgens beoordeelt, aanpast en zelf verstuurt. Daarvoor wordt de tekst van uw bericht aan het taalmodel voorgelegd. Wij gebruiken hiervoor bewust een open source taalmodel dat binnen de Europese Unie wordt gehost (bij Scaleway in Frankrijk, met OVHcloud als uitwijk). Uw gegevens verlaten daarmee de EU niet en worden niet gebruikt om modellen te trainen. Een concept wordt nooit automatisch naar u verzonden: er komt altijd een mens tussen.

9. Hosting, doorgifte en beveiliging

Onze website en de bijbehorende gegevens worden gehost op servers van Hetzner Online GmbH in Duitsland, binnen de Europese Unie. Dat geldt ook voor EduDesk, waarin uw contactverzoek als serviceverzoek wordt vastgelegd.

De afhandeling van e-mail uit het contactformulier verloopt via Google Workspace. Hierbij kunnen gegevens worden verwerkt op servers buiten de Europese Economische Ruimte (Verenigde Staten). Voor deze doorgifte gelden passende waarborgen in de vorm van de Standaardcontractbepalingen (SCC's) van de Europese Commissie en, waar van toepassing, het EU-US Data Privacy Framework. Waar foutmonitoring gegevens buiten de EER zou verwerken, gelden dezelfde waarborgen.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of vernietiging. Hieronder valt onder meer het gebruik van versleutelde verbindingen (TLS/HTTPS).

10. Klacht indienen

Indien u van mening bent dat wij niet zorgvuldig omgaan met uw persoonsgegevens, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Meer informatie vindt u op autoriteitpersoonsgegevens.nl.

11. Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor dit privacybeleid te wijzigen. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op deze pagina. Bij substantiële wijzigingen zullen wij dit duidelijk vermelden.